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三、 自动求和函数的应用

自动求和函数是Excel 2000中常用的函数之一，它一般在工具栏上，图标为Σ，该函数为求和运算提供了十分方便的方法。

1、水平求和

同时选中要进行水平求和的行和存放求和结果的列（图中水平方向的合计列），然后按工具栏上的自动求和按钮，则各行的求和结果便显示在选中的最后的一列中。如图4所示，求出了星期一到星期五各地区的合计数。


图4

2、垂直求和

同时选中要进行垂直求和的列和存放求和结果的行（图中垂直方向的合计列），然后按工具栏上的自动求和按钮，则各列的求和结果便显示在选中的最后一行中。如图5所示，求出了四个地区星期一到星期五及总体的合计数。


图5

四、在公式和结果间切换

一般来说，当我们在某个单元格中输入一些计算公式后，Excel只会采用数据显示方式，即只将计算结果显示出来，不能看到原始的计算公式。若用户想查看原始的计算公式，需单击“Ctrl＋`”键（后撇号，键盘上浪线符~的小写方式），Excel就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。不过此功能仅对当前活动工作簿有效，用户若想将所有工作簿都设置为只显示公式，则应采用如下方法：

1.执行“工具（T）”菜单中的“选项（O）…”命令，打开“选项”对话框。如图6所示。


图6

2.单击“视图”选项卡。

3.复选“窗口选项”栏中的“公式”选项。

4.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。

五、让数据与单元格相匹配

Excel 2000具有“缩小字体填充”功能，它可自动让单元格内的数据与单元格的宽度相匹配。利用这一功能即可实现由系统自动调节单元格内的字号大小，并实现与单元格的宽度相适应的目的，十分方便。具体使用步骤为：

1.选中要实现数据与单元格匹配的单元格范围。

2.执行Excel“格式”菜单的“单元格”命令，系统弹出“单元格”对话框。

3.在“单元格”对话框中选择“对齐”选项卡。

4.复选“文本控制”框中的“缩小字体填充”选项。

5.单击“确定”按钮。

这样，被选定单元格即具备了自动调节字号大小的能力，当这些单元格内的数据较多、采用原有字号无法完整地进行显示时，Excel就会自动缩小它们的字号，使它们能恰好在该单元格内显示下为止。这样就实现了既可显示所有数据，又可充分利用单元格已有宽度的目的。

六、单元格的自动填充

在开始自动填充之前，需先认识Excel的填充柄。选择单元格或区域后，选定的区域出现一个粗线型的矩形框，在该矩形框的右下角有一个小黑四方块，这就是填充柄。如图7所示。


图7

当把鼠标指向填充柄后，它变成一个黑十字，此时表示可以向任何方向拖拉并填充数据了。

使用自动填充功能，当按住填充柄拖拉时，选择的区域赿来赿大，当释放鼠标按键后，所选区域的单元格会自动填充某个值，这一般取决于第一个单元格中的内容。

1、重复值填充

l.在需要重复填充的第一个单元格中输入希望重复的文本或数字，然后按住填充柄开始拖拉（只能向一个方向进行拖拉），则选中的单元格自动填充上第一个单元格相同的内容。如图8所示。


图8

2.在要重复填充数值的起始单元格（可多个单元格）中输入各单元格的数值，然后按住填充柄并同时按下Ctrl键开始拖拉（只能向一个方向拖拉），则选中的单元格自动填充起始单元格对应的数值。如图9所示（本例中先输入了三个单元格的数值2、4、5）。


图9

2、序列值填充

l.在要填充序列数值的第一个单元格中输入序列的第一个值，然后按住填充柄并同时按下Ctrl键开始拖拉（只能向一个方向拖拉），则该序列从第一个单元格开始每个单元格加1。如图10所示。


图10

2.在要填充序列数值的第一个单元格中输入序列的第一个值，在第二个单元格中输入序列的第二个值，然后选中这二个值，按住填充柄开始拖拉（只能向一个方向拖拉），则该序列从第二个单元格开始填充，每个单元格加上第一个单元格和第二个单元格值的差。如图11所示。


图11

七、编辑技巧

1、分数的输入

如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。

2、序列“001”的输入

如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。

八、自动切换输入法

一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：

1．用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；

2．打开“数据（D）”菜单中“有效性（L）…”功能，弹出“数据有效性”对话框，在该对话框中选择“输入法模式”标签，在“模式”下拉框中选择“打开”选项，然后单击“确定”按钮；如图12所示。


图12

3．选中需输入数字的单元格区域，在“数据（D）”菜单中选择“有效性（L）…”功能，弹出“数据有效性”对话框，单击对话框中“输入法模式”标签，在“模式”下拉框中选择“关闭（英文模式）”选项；

4．单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两个区域中选中单元格，中文和英文输入方式就可以自动切换了。

很好很实用,收下了!

有用