形式发票是在没有正式合同之时，经双方签字或盖章之后发生法律效力的充当合同的文件，它包括产品名称，单价，数量，总额以及报价方式，汇款方式和交货期等，它本来只是在客户确认了价格并下了定单之后卖方所做的使对方再次确认的发票，但在没有正式合同它即是合同，通常用于报关之时最为报关的六文件之一进行报关查验。
形式发票是一种非正式发票，是卖方对潜在的买方报价的一种形式。买方常常需要形式发票，以作为申请进口和批准外汇之用。弄清楚形式发票的含义、内容、与作用，是学习本课的前提条件。
“Proforma”是拉丁文，它的意思是“纯为形式的”，所以单从字面来理解，Proforma Invoice 是指纯为形式的, 无实际意义的发票。这种发票本来是卖方在推销货物时，为了供买方估计进口成本，假定交易已经成立所签发的一种发票。实际上，并没有发出货物的事实，正因为如此，在日本这种发票也被称之为“试算发票”。
形式发票与商业发票不同的是在发票上有“形式”字样。这种发票可以用作邀请买方发出确定的订单。发票上一般注明价格和销售条件，所以一旦买方接受此条件，就能按形式发票内容签定确定合约。
由于形式发票上详细载明了进口货价及有关费用，所以有些国家规定可以凭形式发票申请进口许可证，或作为向海关申报货物价格之用。
在实务上，倘若proforma invoice 具备报价单的内容而构成法律上的要约(offer)，则可以用来替代报价单，甚至可以作销售确认书(sales confirmation)。
形式发票还可以用于其他需要结算的场合。(1)用于预付货款，即在装货前要求现金支付。(2)在寄售方式中，出口的货物没有确定的销售合约，而是放在代理商手中，对代理商来说，形式发票可以作为向潜在的买方报价的指南。(3)如果是投标，形式发票可以使买方在许多相互竞争的供货商中按合理的价格和销售条件签订销售合同。
发票又称发货票，是一种商事凭证。它是在商品交易．提供劳务服务和从事其他经济业务活动过程，由收款方填开给付款方，凭以付款的书面证明；是财务收支的法定凭证，是会计人员凭以记账进行会计核算，计算应纳税款的原始凭证；从经济核算角度讲，发票同时又是一种在实物或资金的核算上明确收款方和付款方的收、付责任依据。由于收入和付出双方主体、方式和地域的不同，发票范畴有广义和狭义之分。广义的发票包括商品交易中最常见的通称发票的发货票，也包括国际贸易中的商业发票；而狭义发票只指前者。
国际贸易中的商业发票是出口商签发给进口商的发货价目清单，它的主要内容包括：进口双方的合同号码；进出口具体货物的名称，数量，规格，价格条款、单价、总值、装货地，发运目的地；运输进口货物的运输工具名称；进口货物的包装方法，保险情况等等。商业发票由出口商正式签发后即有效，它是进出口双方办理结算、报关和交纳税款的依据。
形式发票是在对外贸易中，出口商开给进口商的假定发票、发票上仍然有商品名称，品质规格，数量、单价，总价等，但它不能作正式发票使用，对进出口双方都无约束力，只作为进口商申请外汇进口许可证时使用。
