事实上，我们做外贸的，大家最烦的就是发出的邮件，如沉如大海，客户不回复，但是在买方占主导地位的今天，供应商随手一抓，就有一大把，这是再正常不过的事情，但是，如果我们能改进我们的邮件联系方法，回复率一定会增加很多。
一、邮件标题，标题是最重要的部分，因为给的是客户的第一直接印象，如果你的标题不能吸引住客户继续浏览，那你的内容再精彩也是无功而返。
1.邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言，这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%；例如我公司的产品专业生产HID氙气灯，我就写Specialties HID.
二，当客户打开你的邮件来看，那就等于你成功了一半，邮件的开头，就是你邮件的龙头，也是下一步的重点问题。
1．开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；如果是节假日，就可以多加一句问候语。
我们中应该有不少人喜欢一开始就写上从什么地方得知该客户的，这个在我们学校的外贸函电中范文也是这样，个人意见，一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说就变成了多余，不过，如果是使用类似环球资源那些平台转发给你的外商询盘，顺带上一句话也无妨；
2，开头语言特别忌讳主动过多介绍自己的产品，这样会给客户带来了一种推销的感觉，留个客户的第一感觉就不好，因为事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，简单介绍一下反而会给客户一种很专业的印象；那么，“过多”的标准是什么呢？个人认为，介绍性语言一般不要超过两句！
三．简洁开头后，你必须立即转入正题，即报价，这可是关键中的关键，要在这里多下点功夫。
客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，毕竟大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；
有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可试探性报，报几款大概相关的产品，报错了没关系，这只是证明你是专业的、是专业生产该产品的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的；
特别强调：所做的报价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户就觉得你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以，切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要；
四．一些常规的注意事项
1.第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截；
2.与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱，或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题；
总而言之，我们联系客户的目的无非是为了争取成交，双方共赢，也许你在邮件中多花点心思，就将收到意外的惊喜。
例：
Dear Sir:
I hope you received my email dated on xxx. Please let me know if youhave any problems or you have any questions about this project.
The e-mail as follows:
我这样一发，一般都会回邮件。
