外贸业务论坛

国际贸易实务二：外贸业务与单证操作全流程

    1．客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

    2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice给客户做正式报价。

    3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。

    4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

    5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

    6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：

    6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

    6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

    6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

    7． 验货：

    7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

    7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

    7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

    8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

    9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

    10． 租船订仓：

    10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

    10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

    10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

    10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

    11． 安排拖柜：

    11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

    11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

    11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

    12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

13． 获得运输文件：

    13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

    13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

    13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

    14． 准备其他文件

    14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

    14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

    14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

    14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

    14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

    15．交单：

    15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

    15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

    15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

    16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

    17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

    18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。

国际贸易实务三：业务员应该避免的9种话

     说话，人人都会，但有些话在一些场合却不该说，我们常常看到在销售中因一句话而毁了一笔业务的现象，推销员如果能避免失言，业务肯定百尺竿头。为此，笔者总结“祸从口出”不该说的9种话，希望业务人员必须回避之。

    1、不说批评性话语   这是许多业务人员的通病，尤其是业务新人，有时讲话不经过大脑，脱口而出伤了别人，自己还不觉得。常见的例子，见了客户第一句话便说，“你家这楼真难爬！”“这件衣服不好看，一点都不适合你。”“这个茶真难喝。”再不就是“你这张名片真老土！”“活着不如死了值钱！”这些脱口而出的话语里包含批评，虽然我们是无心去批评指责，只是想打一个圆场、有一个开场白，而在客户听起来，感觉就不太舒服了。

    人们常说，“好话一句作牛做马都愿意”，也就是说，人人都希望得到对方的肯定，人人都喜欢听好话。不然，怎么会有“赞美与鼓励让白痴变天才，批评与抱怨让天才变白痴”，这一句话呢，在这个世界上，又有谁愿意受人批评？业务人员从事推销，每天都是与人打交道，赞美性话语应多说，但也要注意适量，否则，让人有种虚伪造作、缺乏真诚之感。就像我大院里住的王姨，有一天在业务员与她告别后，她就跑过来对我们说：“别听他那一套一套的，嘴巴甜得要命，都是假的，这保险公司培训出的怎么都是一个模式的人，油腔滑调，耍嘴皮特行！”大家瞧，这王姨，无形中提醒我们，与客户交谈中的赞美性用语，要出自你的内心，不能不着边际地瞎赞美，要知道，不卑不亢自然表达，更能获取人心，让人信服。

    2、杜绝主观性的议题   在商言商，与你推销没有什么关系的话题，你最好不要参与去议论，比如政治、宗教等涉及主观意识，无论你说是对是错，这对于你的推销都没有什么实质意义。

    我们一些新人，涉及这个行业时间不长，经验不足，在与客户的交往过程中，难免无法有主控客户话题的能力，往往是跟随客户一起去议论一些主观性的议题，最后意见便产生分歧，有的尽管在某些问题上争得面红脖子粗，而取得“占上风”的优势，但争完之后，一笔业务就这么告吹，想想对这种主观性的议题争论，有何意义？然而，有经验的老推销员，在处理这类主观性的议题中，起先会随着客户的观点，一起展开一些议论，但争论中适时立马将话题引向推销的产品上来。总之，我觉得，与销售无关的东西，应全部放下，特别是主观性的议题，作为推销人员应尽量杜绝，最好是做到避口不谈，对你的销售会有好处的。

    3、少用专业性术语   李先生从事寿险时间不足两个月，一上阵，就一股脑地向客户炫耀自己是保险业的专家，电话中一大堆专业术语塞向客户，个个客户听了都感到压力很大。当与客户见面后，李先生又是接二连三地大力发挥自己的专业，什么“豁免保费”、“费率”、“债权”、“债权受益人”等等一大堆专业术语，让客户如坠入五里云雾中，似乎在黑暗里摸索，对方反感心态由此产生，拒绝是顺理成章的了，李先生便在不知不觉中，误了促成销售的商机。我们仔细分析一下，就会发觉，业务员把客户当作是同仁在训练他们，满口都是专业，让人怎么能接受？既然听不懂，还谈何购买产品呢？如果你能把这些术语，用简单的话语来进行转换，让人听后明明白白，才有效达到沟通目的，产品销售也才会达到没有阻碍。

    4、不说夸大不实之词   不要夸大产品的功能！这一不实的行为，客户在日后的享用产品中，终究会清楚你所说的话是真是假。不能因为要达到一时的销售业绩，你就要夸大产品的功能和价值，这势必会埋下一颗“定时炸弹”，一旦纠纷产生，后果将不堪设想。

    任何一个产品，都存在着好的一面，以及不足的一面，作为推销员理应站在客观的角度，清晰地与客户分析产品的优与势，帮助客户“货比三家”，惟有知已知彼、熟知市场状况，才能让客户心服口服地接受你的产品。提醒销售人员，任何的欺骗和夸大其辞的谎言是销售的天敌，它会致使你的事业无法长久。

    5、禁用攻击性话语   我们可以经常看到这样的场面，同业里的业务人员带有攻击性色彩的话语，攻击竞争对手，甚至有的人把对方说得一钱不值，致使整个行业形象在人心目中不理想。我们多数的推销员在说出这些攻击性话题时，缺乏理性思考，却不知，无论是对人、对事、对物的攻击词句，都会造成准客户的反感，因为你说的时候是站在一个角度看问题，不见得每一个人都人是与你站在同一个角度，你表现得太过于主观，反而会适得其反，对你的销售也只能是有害无益。这种不讲商业道德的行为，相信随着时代的发展，各个公司企业文化的加强，攻击性色彩的话语，绝不可能会大行其道的。

    6、避谈隐私问题   与客户打交道，主要是要把握对方的需求，而不是一张口就大谈特谈隐私问题，这也是我们推销员常犯的一个错误。有些推销员会说，我谈的都是自己的隐私问题，这有什么关系？就算你只谈自己的隐私问题，不去谈论别人，试问你推心置腹地把你的婚姻、性生活、财务等情况和盘托出，能对你的销售产生实质性的进展？也许你还会说，我们与客户不谈这些，直插主题谈业务难以开展，谈谈无妨，其实，这种“八卦式”的谈论是毫无意义的，浪费时间不说，更浪费你推销商机。

    7、少问质疑性话题   业务过程中，你很担心准客户听不懂你所说的一切，而不断地以担心对方不理解你的意思质疑对方，“你懂吗”“你知道吗？”“你明白我的意思吗？”“这么简单的问题，你了解吗？”，似乎一种长者或老师的口吻质疑这些让人反感的话题。众所周知，从销售心理学来讲，一直质疑客户的理解力，客户会产生不满感，这种方式往往让客户感觉得不到起码的尊重，逆反心理也会顺之产生，可以说是销售中的一大忌。

    如果你实在担心准客户在你很详细的讲解中，还不太明白，你可以用试探的口吻了解对方，“有没有需要我再详细说明的地方？”也许这样会比较让人接受。说不定，客户真的不明白时，他也会主动地对你说，或是要求你再说明之。在此，给推销员一个忠告，客户往往比我们聪明，不要用我们的盲点去随意取代他们的优点。

    8、变通枯燥性话题   在销售中有些枯燥性的话题，也许你不得不去讲解给客户听，但这些话题可以说是人人都不爱听，甚至是听你讲就想打瞌睡。但是，出于业务所迫，建议你还是将这类话语，讲得简单一些，可用概括来一带而过。这样，客户听了才不会产生倦意，让你的销售达到有效性。如果有些相当重要的话语，非要跟你的客户讲清楚，那么，我建议你不要拼命去硬塞给他们，在你讲解的过程中，倒不如，换一种角度，找一些他们爱听的小故事，小笑话来刺激一下，然后再回到正题上来，也许这样的效果会更佳。总之，我个人认为，这类的话题，由于枯燥无味，客户对此又不爱听，那你最好是能保留就保留起来，束之高搁，有时比和盘托出要高明一筹。

    9、回避不雅之言   每个人都希望与有涵养、有层次的人在一起，相反，不愿与那些“粗口成章”的人交往。同样，在我们销售中，不雅之言，对我们销售产品，必将带来负面影响。诸如，我们推销寿险时，你最好回避“死亡”、“没命了”“完蛋了”，诸如此类的词藻。然而，有经验的推销员，往往在处理这些不雅之言时，都会以委婉的话来表达这些敏感的词，如“丧失生命”“出门不再回来”等替代这些人们不爱听的语术。不雅之言，对于个人形象会大打折扣，它也是销售过程中必须避免的话，你注意了、改过了，你便成功在望了！

国际贸易实务：剖析Alibaba的7类询盘

    我们工厂专业生产各种荧光灯管、节能灯以及一些特殊种类的荧光灯，我从事这些产品的销售正好两个月，由于是第一次接触这个行业，对于产品还不是很熟悉。

    工厂做了一个Alibaba，位置还是很不错的，销售部经理把收到的询盘转发给我们两个人做，到今天为止（一共两个月时间），我的邮箱里一共有26条信息，约占总数的一半，以下是我对这些询盘的归类：

    1.尼日利亚询盘 3 条 （不必理会，因为对方根本不专业，况且这里盛产骗子）

    2.跟我们产品根本不相干的询盘 6 条（不必理会，因为我不知道这些产品从哪里买）

    3.其他照明产品询盘 4 条（我们工厂不做这些产品，我也不知道从那里可以买到，到网上找厂家？）

    4.未指明产品的询盘 4 条（回信问对方要什么产品，无回复）

    5.多种产品询盘 2 条（有些是对口产品，报价格过去后，无回复）

    6.节能灯询盘 4 条（此产品我们在价格、质量上与专业的节能灯工厂相比没什么优势，报价以后就没回复了，还有些买家要求提供UL，PSE认证，我们没有，又无法做。）

    7.环形荧光灯管询盘 3 个（一个来自国外，一个来自国内，一个来自香港。这是我们的优势产品，香港买家对产品一点都不懂，沟通困难，我都搞不清楚他到底要什么，后来懒得理他了，国内的买家我报价后就没信息了）。

    所以，到现在为止，只有一个客户有点希望，邮件往来已经很多了，前几天说要给我一个小单试一下，因为急着要货所以要求空运。我算了大致的费用给他后，他就不着急了，好多天没有他的邮件了。

    公司给我们也就这么点资源，经常每天一封信都没有，整天傻坐着，都不好意思拿老板工资了。本来对于自己的业务能力一直很自信的，现在都开始怀疑自己了。

    同行们，给我支点招吧！我是不是该更加主动一点，多打打电话什么的。可是我办公室还没开通国际长途，老板娘说要等我们做出业绩后再考虑装不装，呵呵，荒谬不？

国际贸易实务五：外贸业务员工作细则

外贸业务员工作细则
□
办理客户业务前的准备工作

营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办妥。

(一)营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能解决,应即向主管经理请示如何处理。

(二)营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满足客户再订购的需要。

(三)营业助理应客户所需,代订饭店 房间、并于前一天应再与饭店联络,不可有误。

(四)营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前一日办妥OOL。

(五)如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期。

□ 客户接待工作

(一)如需到机场迎接,营业部助理应向总务科安排接机事宜,并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。

(二)如客户需赴工厂察看,营业助理应事先与工厂联络,安排行程。

(三)如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。

□ 客户来访接待

(一)赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。

(二)如客户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室准备。

(三)如需采购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命。

□ 客户接洽业务

(一)营业部经理及助理陪客户挑选样品。

(二)经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数,最近工厂价格。如有必要,得与有关科长协调报价。如客户是以C&F或CIF条件采购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户以前曾购买者,则应记录前次厂价与卖价。

(三)与客户洽谈中,对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录,必要时画上该产品草图。

(四)如客户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来的样品,留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。

(五)如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应嘱咐样品室归还原处。

(六)客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明原因并告以何时答复。

(七)与客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。

□整理报价单

(一)应客户需要,将洽谈中感兴趣的产品,营业助理与采购部有关科长协调整理报价单,经主管理经理核阅后打出交给客户。

(二)客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份。如是C&F或CIF时,报价单上的材数不予打出。

(三)营业助理,应即核对报价单是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出一份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联一并交装押助理。

(四)所有寄国外信件,报价单若其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量，必须在当日内完成。

□ 开国内订单

营业助理应时常查核自存的报价单,并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单,并在存档报价单及资料卡或PRICE LIST 上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。

(一)订单上唛头可采用下列方式:
1. 刻章。
2. 打字。
3. 由营业助理书写清楚。

(二)如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出"订单更改通知",并与原国内订单留底联装订一起。

(三)如是将国内订单改开另一工厂,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明,"本订单是原订单号重开,原订单作废"并于存档报价单联及资料卡或PRICE LIST上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格,但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理。

(四)原国内订单如是改开别家工厂时,须用特别编号,举例如下:
KR-1021 (此为改开订单号码)
K-1021 (此为原订单号码)

(五)需动退的货,外箱上要打记号,应于订单上特别注明,告知工厂。

(六)如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口。

(七)印制样品请款时,务必附上样品才可付款。

(八)订单一个ITEM在￥5,000以上,科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定。此订单进否要由科长签字才寄出,但如未经科长签字的订单,采购科长应协助出货,而催货则由营业部负责。

(九)凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切的责任由营业助理负责,但装押助理协助催货。

□ 开妥国内订单

(一)国内订单开妥后,须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。

(二)开妥国内订单送主管经理核阅签名后:

1. 留底联存查。

2. 工厂联及签回联及验货联交管制中心。

3.装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。

4.签回联逾10天工厂未自动签回时,由管制中心过滤,如该订单单项金额超过美金2000元或人民币8万元以上者,通知有关副(助)理或外务员负责签回,(如金额未超过以上金额者不必硬性签回),如超过美金5,000元者,务必由各有关科长签回。

5.管制中心收到签回联时,核对单价、数量后,如签回联上有更改部分,应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。

(三)营业助理收到出货样品时,须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求,如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管,否则即刻请示旅客经理如何处理,验货平面由主管经理核阅后收回再保留。

1.北部地区助理取回出货样品,仍交由管制中心销案后,自行保管。

2.送他仓库的出货样品亦需取回,但贵重及体积太大的,助理可自行决定是否取回。

(四)工厂收到订单要求承办助理改价,须由经理决定不可自作主张。